Autor: POR MACARENA PACULL M.
POR QUÉ LA GESTIÓN DOCUMENTAL SIGUE AVANZANDO A PASO FIRME EN LAS ORGANIZACIONES
POR QUÉ LA GESTIÓN DOCUMENTAL SIGUE AVANZANDO A PASO FIRME EN LAS ORGANIZACIONES SANTIAGO DE CHILE MIÉRCOLES 14 DE AGOSTO DE 2024 a digitalización es cada vez más común y necesaria en Chile y en el mundo, y en los procesos productivos es fundamental para el desempeño empresarial y la participación en la nueva revolución industrial. Asílo establece el documento "Estrategia de transformación digital: Chile digital 2035", de la Cepal. que asegura que en el país hay una enorme oportuntdad de adopción de tecnologías digitales para las empresas en distintos ámbitos. Anivel de la administración de documentos, por ejemplo, "su formato físico está obsoleto, es un obstáculo para las empresas y es ineficiente y cara", plantea el CEO de Rubrika. Daniel Guerrero.
Por ello, resalta que digitalizar los procesos documentales permite "generar y acceder a la información de manera más ágil. facilita el trabajo colaborativo y reduce significativamente los costos operativos", además de contribuir al cuidado del medio ambiente, reducir riesgos de errores humanos, elevar los estándares de seguridad de la información y asegurar el cumplimiento normativo y de compliance.
El gerente general de Foco en Obra, Cristian Hamisch, añade que los costos de operación asoclados a las impresiones, almacenamiento y horas de generación y gestión son "proporcionalmente al menos dos veces mayores al de la administración de forma digital". El ejecutivo comenta que además de agilizar procesos y reducir*en varias horas semanales por persona las labores administrativas abocadas al papeleo", también mejora la seguridad en comparación con los documentos físicos, que están afectos a riesgos de extravío, de ser alterados u objetados, entre otros. "La digitalización es clave para la eficiencia, seguridad y responsabilidad ambiental de cualquier organización. y si a cualquier organización. y si a SOLUCIONES TI POR QUE LA GESTION DOCUMENTAL SIGUE AVANZANDO A PASO FIRME EN LAS ORGANIZACIONES Acceso más rápido y sencillo a la información, una reducción significativa de costos y un mejor cuidado ambiental son parte de los beneficios de la digitalización de documentos, tanto para las empresas como para el sector público. Expertos coinciden en que la ciberseguridad es el riesgo más grande que acompaña su automatización. POR MACARENA PACULL M. todo esto se le suma el uso de la firma electrónica. los beneficios se multiplican", enfatiza.
A ello, el CEO de Despapelza, Rodrigo Mortara. suma que el almacenamiento automático y la trazabilidad de los archivos contribuyen a los procesos de fiscalización, ya que "la información está disponible desde cualquier dispositivo y es accesible en segundos para los usuarios que tengan autorización". La migración de documentos análogos a digitales implica la posibilidad de generar mecanismos de trazabilidad "de punta a punta de la información", permitiendo además su análisis, complementa el pre sales manager de Iron Mountain, Felipe Lavagnino, quien agrega que esto lleva a la empresa "a otro nivel al momento de tomar decisiones y a ser más eficientes en términos de costos". Por ello, considera que implementar la gestión de documentos digitales gestión de documentos digitales es un "paso fundamental para optimizar las operaciones y lograr el éxito a largo plazo en la era digital" Cómo funciona Harnisch explica que los Sistemas Digitales de Administración de Documentos (SGD) centralizan el almacenamiento, organización y gestión de documentos En Chile, el 86% trámites del electrónicos de forma eficiente y segura, generalmente basándose en tecnologías como la nube, el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), la firma electrónica y el uso de inteligencia artificial.
Se trata de un gran aporte ala digitalización, dice, y apunta que en el sector privado las empresas han logrado una mayor adopción de estos sistemas durante la última década, y "cuentan con una gama más amplia de soluciones SGD disponibles", los que integran herramientas como ERP y CRM.
En el sector público, en tanto, el gerente general de Foco en Obra indica que se aprecia una tendencia clara a la digitalización de trámites y servicios, como en Chile Atiende, en el Registro Civil, en el Servicio de Impuestos Internos, Servicio de Impuestos Internos, Servicio de Impuestos Internos, Servicio de Impuestos Internos, Servicio de Impuestos Internos, Servicio de Impuestos Internos, Servicio de Impuestos Internos, de en Fonasa y otras reparticiones, que "nos facilitan la vida con tan solo contar con nuestra Clave Única". Eso sí asegura que aún hay tareas pendientes, como la interoperabilidad entre sistemas y el avance hacia un 100% de trámites de manera virtual. Los riesgos "Una de las principales preocupaciones es la ciberseguridad", advierte el CEO de Rubrika. Esto porque, al digitalizar los documentos, las organizaciones deben asegurarse de que sus sistemas estén protegidos 'contra ciberataques y accesos no autorizados.
El experto hace hincapié en otro desafío, que tiene que ver con la adaptación al cambio, que puede afectar la implementación exitosa de estos sistemas. "Hay personas que aún no creen que lo digital puede hacer más eficientes sus procesos", advierte. eficientes sus procesos", advierte. eficientes sus procesos", advierte. eficientes sus procesos", advierte. eficientes sus procesos", advierte. eficientes sus procesos", advierte. eficientes sus procesos", advierte. eficientes sus procesos", advierte. eficientes sus procesos", advierte. eficientes sus procesos", advierte. eficientes sus procesos", advierte. eficientes sus procesos", advierte. eficientes sus procesos", advierte. eficientes sus procesos", advierte. eficientes sus procesos", advierte. eficientes sus procesos", advierte. eficientes sus procesos", advierte. eficientes sus procesos", advierte. eficientes sus procesos", advierte. eficientes sus procesos", advierte. eficientes sus procesos", advierte. eficientes sus procesos", advierte. eficientes sus procesos", advierte. eficientes sus procesos", advierte. eficientes sus procesos", advierte..
